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空運貨代操作（Airfreight Operation）：在日常工作中主要劃分為接單、訂艙、送貨/寄單、出重、制單、報關(guān)、交單、對賬單和后續(xù)跟蹤等各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相互銜接、相輔相成。

1、接單和訂艙

接單工作應(yīng)成為日常操作中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，必須迅速、高效，用最短時間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單員自接到委托書后應(yīng)30分鐘內(nèi)完成以下基本信息的確認(rèn)。對于部分暫時無法確認(rèn)的信息，仍需及時安排并予以跟進(jìn)處理。

1.1、審核委托內(nèi)容和確認(rèn)服務(wù)要求

（1）接單員/操作員預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容

客戶給的訂艙委托書需顯示但不限于：發(fā)貨人SHIPPER/收貨人CONSIGNEE/通知人NOTIFY（包括名稱、地址、聯(lián)系方式、郵編等）、航空公司/航班日期、起運港/目的港、中英文貨名、運價、托運人的簽字或蓋章等。

（2）接單員/操作員預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求

服務(wù)要求一般包括是否：出分單、有隨機(jī)文件、上門提貨、代出鑒定、商檢換證、報關(guān)（買單/退稅）等；同時確認(rèn)貨物和單證備齊時間、服務(wù)要求時間等。這些信息和要求務(wù)必在客戶訂艙委托書上列明。

1.2、運價核對

接單員/操作員收到訂艙委托書后，先對運價和其他服務(wù)費用進(jìn)行確認(rèn)。

（1）對來自銷售部的業(yè)務(wù)：須與銷售員核對運價和其他服務(wù)費用是否正確，并由銷售員在訂艙委托書上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)航司訂艙或正式開始操作。特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn)， 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)。

（2）對于公司業(yè)務(wù)：須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認(rèn)后再安排訂艙或正式開始操作。

1.3、訂艙與《進(jìn)倉通知》

（1）訂艙：一般提前3-5天安排訂艙，貨物在外地或旺季時根據(jù)發(fā)貨和市場情況最好提前5天以上才能保證及時到貨與定到艙位。訂艙包括：填制、發(fā)送訂艙單（向訂艙代理）/直接網(wǎng)上訂艙（向簽約航司）和訂艙信息確認(rèn)。特別注意訂艙信息確認(rèn)，如果定不到客戶要求的航班，及時和客戶溝通解決。

（2）進(jìn)倉通知：定好艙后，及時給客戶反饋。如果客戶自送貨或發(fā)物流/快遞/國內(nèi)空運，第一時間給客戶發(fā)《進(jìn)倉通知》，并提醒客戶最早（避免倉儲費）和最晚到貨時間；如果需要上門提貨，和客戶確認(rèn)提貨時間、地點、聯(lián)系人和聯(lián)系方式。

1.4、錄入貨運系統(tǒng)

銷售/業(yè)務(wù)員在接單時，就要在貨運系統(tǒng)開單，創(chuàng)建空運出口工作號、輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)，然后把單據(jù)和信息轉(zhuǎn)給操作員/客服開始正式操作。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于：委托人/發(fā)貨人信息、訂艙代理、服務(wù)要求、運單要求、航班和航班日期、起運港/目的港、中英文貨名、件重尺等。

2、提/送貨和寄單

2.1、送貨分三種情況：

一是客戶自送貨（交BGS/國航/宏遠(yuǎn)庫，包括發(fā)快遞或物流直送倉庫的情況）；

二是客戶委托我司上門提貨；

三是客戶委托我司到貨運站（物流、快遞、國內(nèi)空運）提貨。

要預(yù)先與客戶確認(rèn)：發(fā)貨要求（自送貨還是委托我司提貨）、發(fā)貨時間、地點、發(fā)貨方式（直送、物流、快遞、國內(nèi)空運、上門提貨）、廠家聯(lián)系人和聯(lián)系電話（如為上門提貨）、是否需要打托、換包裝、貼嘜等。

2.2、報關(guān)單據(jù)分三種情況：

一是代理退稅——用代理退稅的公司的抬頭，一般為貿(mào)易公司或進(jìn)出口公司；

二是買單報關(guān)——用買單公司抬頭，不退稅；

三是客戶單據(jù)報關(guān)——用客戶自己的抬頭，一般都退稅。

代理退稅和買單報關(guān)：要根據(jù)客戶提供的箱單/發(fā)票等制作報關(guān)單據(jù)；
客戶單據(jù)報關(guān)：客戶自己制作單據(jù)，并寄正本報關(guān)委托書和正本合同箱單發(fā)票等（可以電子委托時，就不用寄）。

貨物與報關(guān)信息：報關(guān)品名、數(shù)量、貿(mào)易方式、成交方式、單價/總價、境內(nèi)貨源地、HS編碼、申報要素等信息跟客戶要或與客戶確認(rèn)。

2.3、提/送貨

（1）如果客戶自送貨（包括發(fā)快遞或物流直送倉庫的情況）：及時發(fā)《進(jìn)倉通知》給客戶，并提醒客戶最早（避免倉儲費）和最晚到貨時間。一般提前2天到貨（如周三的航班，周一到貨），提前到貨超過兩天可能會有倉儲費。如周一到貨周四以后航班，就可能有倉儲費。

（2）如果需要上門提貨：根據(jù)客戶要求安排車子（自有車或合作車隊）。根據(jù)航班日和客戶備貨情況，和客戶確認(rèn)好提貨時間、地點、聯(lián)系人和聯(lián)系方式。注意：根據(jù)貨物件數(shù)、毛重和尺寸安排合適的車子，確保所派車子適載；并確認(rèn)是否有報關(guān)/隨機(jī)單據(jù)交司機(jī)帶回。

（3）如果需要到貨運站（物流、快遞、國內(nèi)空運）提貨：根據(jù)航班日和客戶發(fā)貨情況，和客戶及貨運站（物流、快遞、國內(nèi)空運）確認(rèn)好提貨時間、地點、聯(lián)系人和聯(lián)系方式。安排車子（自有車或合作車隊）。注意事項同（2）。

2.4、寄送單據(jù)

（1）如果是代理退稅或買單（不退稅）報關(guān)： 客戶不用寄報關(guān)單據(jù)，但需要客戶提供WORD、EXCEL版的箱單和發(fā)票。我們根據(jù)客戶提供的箱單和發(fā)票，用代理退稅公司或買單公司的抬頭，制作全套報關(guān)單據(jù)。

（2）如果客戶單據(jù)報關(guān)（一般都退稅）：到單據(jù)時間千萬不要晚于到貨時間。單據(jù)盡量單獨寄快遞，不要跟貨一起。務(wù)必預(yù)先審核報關(guān)單據(jù)，有問題馬上向客戶反饋、確認(rèn)，確保所有問題在報關(guān)預(yù)錄和出重前處理完畢。

3、出重、制單、報關(guān)和交單

3.1、出重和制單

（1）入庫和出重：

入庫前要特別注意是否要打托、貼嘜，是否有特殊要求如：不到45公斤“做到”45公斤、不到1比300“做到”1比300。如果打托，就要提醒客戶托盤重量和相關(guān)費用。

實際出重的“件重尺”要第一時間與客戶委托的“件重尺”核對，注意是否有異常情況，如毛重、尺寸跟客戶委托的有顯著差異，就要及時跟客戶說。

（2）制單：及時核對運單（AWB），一般也給客戶核對并確認(rèn)。注意：是否出分單，是否中性運單，是否靠級，各航司的制單要求和客戶的特殊要求（尤其是信用證條款時要特別注意）。出了正本運單之后，要第一時間通知報關(guān)員。客服要協(xié)調(diào)好現(xiàn)場操作和制單員以及報關(guān)員之間的溝通和銜接。

3.2、預(yù)錄和申報

（1）單據(jù)審核：一定要預(yù)先審核報關(guān)單據(jù)，如有問題馬上向客戶反饋、確認(rèn)。如果客戶要退稅，報關(guān)單所有信息一定要跟客戶確認(rèn)好，不能擅自做決定。

（2）報關(guān)預(yù)錄：盡量提前備好單據(jù)、進(jìn)行預(yù)錄入，需要及時制作并和客戶確認(rèn)報關(guān)單據(jù)。沒能及時審核或確認(rèn)單據(jù)很容易導(dǎo)致報關(guān)延誤，甚至影響出運。

（3）正式申報：報關(guān)員應(yīng)及時去取稱重條/托書/運單等（或由現(xiàn)場操作或制單員、跑單司機(jī)送給報關(guān)員），及時掃描（無紙），向海關(guān)系統(tǒng)發(fā)送數(shù)據(jù)，等待放行。第一時間掃描報關(guān)單/預(yù)錄單（客戶抬頭報關(guān)時），發(fā)給客戶。及時、主動地把報關(guān)單/預(yù)錄單發(fā)給客戶，能明顯提高客戶滿意度。

3.3、錄入和交單

（1）錄入：錄入之后才能交單。一般由現(xiàn)場操作錄入，有的由訂艙代理錄入，也有的由我們錄入。記得及時把運單/主單（美國還需要信息表）發(fā)給相關(guān)訂艙代理或航空公司。

（2）交單：注意截交單時間，最好一報完關(guān)就馬上交單。交單前務(wù)必再次確認(rèn)是否有隨機(jī)文件，還要特別注意單子上的中英文品名是否容易引起交不了單（如柜臺有可能要求提供鑒定或其他情況）。

4、費用與賬單

（1）費用錄入：出重后，在貨運系統(tǒng)錄入計費重量及所有費用（包括應(yīng)收、應(yīng)付），導(dǎo)出對賬單，并發(fā)給客戶核對、確認(rèn)。如果有特殊費用或額外費用，一定要注明。各種費用要列出明細(xì)，不能籠統(tǒng)、合并，以免客戶看不明白，影響服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。

（2）對賬單（Debit Note）：要及時給客戶確認(rèn)，盡早開票并寄給客戶。給客戶寄發(fā)票時，一定要把對賬單一起寄，這樣才能讓客戶一目了然，知道這張發(fā)票的費用明細(xì)以及歸屬于哪個工作號（單子）。

（3）催款：發(fā)票寄出后，要根據(jù)賬期，催促客戶及時付款并提供付款水單。催款和賬期管理一般由財務(wù)部負(fù)責(zé)，特殊情況相關(guān)銷售/業(yè)務(wù)員也要協(xié)助催款。

5、后續(xù)跟蹤與退單

（1）后續(xù)跟蹤：主動告訴客戶起飛情況，中轉(zhuǎn)情況，到達(dá)情況等。

（2）跟進(jìn)退單：讓報關(guān)員及時安排貼簽。這個環(huán)節(jié)經(jīng)常被忽略，退單不及時，很容易嚴(yán)重影響客戶滿意度，甚至失去客戶。

溫馨提示：根據(jù)海關(guān)總署公告2015年第14號（關(guān)于取消打印出口貨物報關(guān)單證明聯(lián)〔出口退稅專用〕的公告 ），2015年5月1日起，取消紙質(zhì)報關(guān)單退稅聯(lián)了，所以這個環(huán)節(jié)沒有了。

  文/飛捷騰達(dá)-國際貨代精英

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